Na podpisanie umowy z biurem rachunkowym decyduje się bardzo dużo firm. To korzystne rozwiązanie w wielu sytuacjach. Zanim jednak rozpoczniemy współpracę z konkretnym biurem rachunkowym, musimy sprawdzić kilka istotnych kwestii, dzięki którym współpraca ta będzie dla nas satysfakcjonująca. Na co zwrócić uwagę zanim podpiszemy umowę z biurem, które ma sprawować pieczę nad księgowością w naszej firmie? Zapraszamy do lektury niniejszego artykułu.
- Uprawnienia biura rachunkowego
- Cennik biura rachunkowego
- Umowa z biurem księgowym – co powinna zawierać?
Uprawnienia biura rachunkowego
Przede wszystkim wybrane przez nas biuro rachunkowe powinno posiadać odpowiednie uprawnienia. Choć przepisy w tym zakresie uległy zmianie i prowadzić biuro rachunkowe może niemal każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie jest karany za określony katalog przestępstw (w tym przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi oraz inne), to warto wybrać takiego księgowego, który posiada certyfikat księgowy lub też świadectwa kwalifikacyjne.
Jak sprawdzić, czy osoba prowadząca biuro rachunkowe posiada wspomniane wcześniej uprawnienia lub jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów, czy też na listę doradców podatkowych? Interesujące nas biuro rachunkowe można sprawdzić na stronie Ministerstwa Finansów (TaxExpert.com.pl). Ponadto wiele osób prowadzących tego typu działalność informuje o zdobytych przez siebie kwalifikacjach na swoich stronach internetowych. Weryfikacja uprawnień pozwala uniknąć współpracy z podmiotem nieposiadającym odpowiedniego doświadczenia ani wiedzy merytorycznej.
Certyfikat księgowy to dokument potwierdzający znajomość przepisów podatkowych, zasad rachunkowości oraz umiejętność prowadzenia dokumentacji zgodnie z obowiązującymi standardami. Świadectwa kwalifikacyjne wydawane są przez Ministra Finansów po zdaniu egzaminów sprawdzających wiedzę z zakresu rachunkowości, prawa podatkowego oraz praktycznych aspektów prowadzenia ksiąg. Posiadanie takich uprawnień zwiększa pewność, że osoba zajmująca się naszą księgowością zna aktualne przepisy i potrafi je stosować w praktyce.
Cennik biura rachunkowego
Gdy mamy już pewność, że biuro rachunkowe, z którym chcemy współpracować, posiada satysfakcjonujące nas kwalifikacje, warto zapoznać się z cennikiem usług. Istotny jest między innymi sposób kalkulacji wynagrodzenia, przy czym najpopularniejszy model to rozliczenie miesięczne, zryczałtowane wynagrodzenie, które może być powiększane o opłaty dodatkowe. Trzeba pamiętać o zasadzie, że nie zawsze warto wybierać usługodawcę oferującego najniższą cenę. Może zdarzyć się tak, że ilość dokumentów księgowanych w miesiącu jest ściśle określona i za każdy dodatkowy będziemy musieli dopłacić, przez co opłata miesięczna wzrośnie.
Przed podpisaniem umowy warto zapytać o szczegółowy zakres usług wliczonych w podstawową stawkę. Niektóre biura rachunkowe naliczają dodatkowe opłaty za sporządzenie deklaracji podatkowych, przygotowanie raportów finansowych czy obsługę kontroli z Urzędu Skarbowego. Inne biura mogą pobierać wyższe stawki za prowadzenie księgowości firm stosujących pełną księgowość rachunkową zamiast uproszczonej księgi przychodów i rozchodów. Warto także ustalić, czy w cenie miesięcznej zawarte są konsultacje podatkowe oraz pomoc w optymalizacji obciążeń fiskalnych.
Model rozliczenia oparty wyłącznie na liczbie dokumentów może być korzystny dla firm generujących niewielką ilość faktur i dokumentów księgowych w ciągu miesiąca. Z kolei przedsiębiorstwa o większym obrocie powinny rozważyć umowę z biurem rachunkowym oferującym ryczałt, który nie zależy od liczby dokumentów, lecz od skali działalności firmy. Taki model pozwala uniknąć nieprzewidzianych kosztów w miesiącach, gdy liczba transakcji jest większa niż zwykle.
Umowa z biurem księgowym – co powinna zawierać?
Ostatnią rzeczą, którą należy dokładnie przeanalizować, jest umowa, którą mamy podpisać. Jest to niezwykle istotny dokument, który reguluje wiele kwestii. W umowie muszą być zawarte takie informacje, jak termin dostarczenia dokumentów do biura rachunkowego, sposób ich dostarczenia oraz termin otrzymania od biura rachunkowego informacji o wysokości podatków. Umowa między firmą a biurem księgowym reguluje także sposób postępowania w przypadku dokumentów dostarczonych po terminie oraz zakres odpowiedzialności biura rachunkowego i ewentualne wyłączenia.
Warto również poprosić właściciela biura o udostępnienie informacji na temat polisy OC. Każde biuro rachunkowe ma obowiązek posiadać tego typu ubezpieczenie, dzięki czemu w przypadku popełnienia jakiegoś błędu nie będziemy musieli odpowiadać finansowo jako klienci. Suma ubezpieczenia powinna być adekwatna do skali prowadzonej przez nas działalności – w przypadku firm o dużym obrocie minimalne sumy gwarancyjne mogą okazać się niewystarczające w razie poważnych uchybień.
Umowa powinna precyzyjnie określać zakres obowiązków biura rachunkowego oraz zakres obowiązków klienta. Do typowych zadań biura należą prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych, naliczanie składek ZUS oraz przygotowywanie sprawozdań finansowych. Z kolei klient zobowiązany jest do terminowego dostarczania pełnej dokumentacji źródłowej, informowania o wszelkich zmianach w firmie oraz potwierdzania zgodności przekazanych danych z rzeczywistością. Jasne rozgraniczenie obowiązków chroni obie strony przed potencjalnymi sporami.
Ważnym elementem umowy są także warunki rozwiązania współpracy. Warto sprawdzić, jaki okres wypowiedzenia obowiązuje oraz czy biuro rachunkowe zapewni wsparcie przy przekazywaniu dokumentacji do nowego dostawcy usług księgowych. Niektóre umowy zawierają klauzule dotyczące kar umownych w przypadku przedwczesnego zakończenia współpracy, dlatego przed podpisaniem warto dokładnie przeanalizować wszystkie zapisy. Dobrze skonstruowana umowa powinna również określać zasady przechowywania dokumentacji po zakończeniu współpracy oraz procedurę przekazania wszystkich ksiąg i danych do archiwizacji.