Prowadzisz własną firmę? A może coroczne rozliczanie się z Urzędem Skarbowym jest dla Ciebie zbyt trudne? W takim razie zobacz, w czym może pomóc Ci biuro rachunkowe oraz jak wybrać księgowość.
Czym zajmuje się biuro rachunkowe?
Biuro rachunkowe jest podmiotem gospodarczym, które świadczy usługi w zakresie rachunkowości, płac oraz prowadzenia dokumentacji kadrowej. Z usług tych mogą skorzystać zarówno przedsiębiorcy — a to oni stanowią najliczniejszą grupę klientów — jak i osoby fizyczne, które mają problemy z prawidłowym rozliczaniem podatków.
Do zakresu działalności tych podmiotów zalicza się m.in. księgowanie dokumentów sprzedażowych i zakupowych, a także rejestrowanie przepływów środków finansowych. Księgowy działa głównie w sferze podatkowej, choć jego kompetencje wykraczają daleko poza samo rozliczanie danin publicznych. Może również doradzać w zakresie finansów oraz wskazywać optymalny sposób prowadzenia działalności gospodarczej, uwzględniający specyfikę branży i strukturę kosztów danego przedsiębiorstwa.
Warto dodać, że biura rachunkowe wspierają także w przygotowaniu dokumentacji wymaganej przez instytucje kontrolne — od Urzędu Skarbowego po Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Księgowość – zakres usług
Zakres usług księgowości jest bardzo szeroki, dzięki czemu można dopasować go do indywidualnych potrzeb. Działalność tę jednak podzielimy na kilka grup, różniących się złożonością oraz profilem klienta.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych (pełna księgowość)
Pierwsza z nich polega na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości. Skierowana jest przede wszystkim do spółek — zarówno kapitałowych, jak i w niektórych przypadkach osobowych. Obejmuje:
- księgowanie i dekretację dokumentów
- sporządzanie bilansu oraz rachunku zysku i strat
- ewidencję VAT
- sporządzanie deklaracji VAT i innych wymaganych zeznań
- przygotowywanie informacji o cenach transferowych (w przypadku transakcji z podmiotami powiązanymi)
Pracownik biura rachunkowego może również reprezentować przedsiębiorcę podczas kontroli US, ZUS, PIP oraz Inspekcji Celnej, a także udzielać niezbędnych wyjaśnień w trakcie postępowania.
Książka przychodów i rozchodów
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą częściej korzystają z usług z zakresu książki przychodów i rozchodów. Księgowy może wtedy pomóc w:
- rozliczaniu podatku VAT należnego i naliczonego
- sporządzaniu deklaracji VAT, VAT-UE oraz formularzy w ramach procedur szczególnych (MOSS, OSS)
- rozliczaniu podatku dochodowego PIT
- prowadzeniu kartotek wynagrodzeń oraz dokumentacji ZUS
- ewidencji środków trwałych z naliczaniem odpisów amortyzacyjnych
Taki zakres współpracy sprawdza się zwłaszcza tam, gdzie przedsiębiorca chce zachować kontrolę nad bieżącymi operacjami, ale nie ma czasu ani zasobów na dogłębną analizę przepisów podatkowych.
Ryczałt ewidencjonowany
Trzecia grupa usług dotyczy ryczałtu ewidencjonowanego. Obejmuje przede wszystkim:
- naliczanie oraz rozliczanie podatku zryczałtowanego według stawek określonych w ustawie
- ewidencję środków trwałych i wyposażenia
- ewidencję zakupu oraz sprzedaży VAT (jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT mimo stosowania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych)
Ryczałt to forma opodatkowania, która wymaga mniejszej liczby dokumentów, ale też wiąże się z pewnymi ograniczeniami — księgowy doradzi, czy w danym przypadku nie opłaca się jednak zmienić formy na skalę podatkową lub podatek liniowy.
Doradztwo i wsparcie przy zakładaniu działalności
Tak jak już wspominaliśmy wcześniej, biuro rachunkowe może również pełnić funkcję doradczą, pomagać podczas zakładania działalności, a także w trakcie reorganizacji czy zmiany formy prowadzenia biznesu. Księgowy podpowie, którą formę prawną wybrać, jakie koszty da się zaliczyć do podatkowych, a także jak unikać błędów przy wystawianiu faktur czy prowadzeniu ewidencji.
Jak wybrać biuro rachunkowe?
Wybierając biuro rachunkowe trzeba oczywiście zwrócić uwagę na jego doświadczenie na rynku, choć to wcale nie musi być najważniejsze. Bardziej istotne jest, jaki zakres usług oferuje — czy jest kompleksowy, w pełni spełnia Twoje potrzeby. Warto też sprawdzić, czy księgowi specjalizują się w Twojej branży, co pozwala uniknąć pomyłek wynikających z nieznajomości specyficznych przepisów.
Technologia i systemy informatyczne
Obecnie większość procesów związanych z księgowością można obsługiwać przy pomocy systemów informatycznych, które przyśpieszają pracę i minimalizują ryzyko błędów. Warto więc zapytać, czy księgowy z nich korzysta, a także w jakim stopniu. Możliwe jest np. importowanie danych z systemów sprzedażowych klienta — takich jak Subiekt, Comarch ERP czy Symfonia — co w znacznym stopniu ułatwia współpracę i eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych.
Sprawdź również, czy biuro oferuje dostęp do platformy online, gdzie w każdej chwili możesz podejrzeć stan rozliczeń, pobrane deklaracje lub listę dokumentów oczekujących na przekazanie.
Lokalizacja i sposób komunikacji
Kiedyś liczyła się lokalizacja biura rachunkowego. Dziś ten czynnik ma o wiele mniejsze znaczenie, ponieważ w większości przypadków faktury można wysyłać online — jako skany, pliki PDF lub bezpośrednio z systemu fakturującego — a osobisty kontakt z księgowym ogranicza się do minimum. Dzięki temu przedsiębiorca może zająć się rozwijaniem swojego biznesu, zamiast martwić się o to, czy księgowość jest dobrze prowadzona.
Niemniej warto upewnić się, że biuro zapewnia jasne kanały komunikacji: telefon, e-mail, komunikator. Szybka odpowiedź na pytanie o termin płatności ZUS czy możliwość zaliczenia kosztu do wydatków firmowych bywa kluczowa, zwłaszcza tuż przed terminem składania deklaracji.
Umowa i warunki współpracy
Przed podjęciem decyzji dokładnie przeanalizuj umowę, którą proponuje biuro rachunkowe. Powinna ona określać:
- zakres świadczonych usług (co dokładnie wchodzi w abonament, a za co będziesz płacić dodatkowo)
- obowiązki obu stron, w tym terminy przekazywania dokumentów
- odpowiedzialność za ewentualne błędy w rozliczeniach
- warunki wypowiedzenia umowy
Niektóre biura wymagają wpłaty kaucji lub stosują długie okresy wypowiedzenia. Upewnij się, że warunki są dla Ciebie akceptowalne, a także że masz możliwość odzyskania dokumentacji w razie zmiany biura. Więcej szczegółów na temat kwestii formalnych znajdziesz w artykule o tym, co sprawdzić przed podpisaniem umowy.
Opinie i rekomendacje
Nie lekceważ opinii innych przedsiębiorców. Zapytaj w lokalnych grupach branżowych, na forach lub w mediach społecznościowych, jakie biuro rachunkowe polecają osoby prowadzące podobną działalność. Zwróć uwagę na to, czy pojawiają się skargi dotyczące opóźnień w składaniu deklaracji, braku elastyczności czy problemów z kontaktem.
Jeśli rozważasz różne formy prowadzenia księgowości, w tym zatrudnienie księgowej na etacie lub samodzielne rozliczanie, warto zrównoważyć koszty z poziomem komfortu i bezpieczeństwa. Czasem pozorna oszczędność wiąże się z dużym stresem i ryzykiem popełnienia kosztownych błędów.